Sportkurse verwalten kostet in vielen Studios und Vereinen mehr Zeit als nötig. Der Kursplan steht oft hart-gecoded auf der Website, gebucht wird per App, Telefon oder WhatsApp, und die Teilnehmerliste liegt in Excel oder auf Papier. Jede Änderung muss oft an mehreren Stellen gepflegt werden, und am Ende stimmt eine davon nicht. In diesem Artikel zeigen wir, was eine gute Kursverwaltung leisten muss, welche Fehler Plätze und Umsatz kosten und wie Kursplan, Online-Buchung und Teilnehmerverwaltung mit Odoo in einem System zusammenspielen.
Was gute Kursverwaltung leisten muss
Egal ob Yogastudio, Fitnessstudio oder Sportverein mit Rehasport- und Gesundheitskursen: Die Anforderungen sind erstaunlich ähnlich. Diese sechs Bausteine gehören zusammen:
Studio oder Verein: Was anders ist
Studios verkaufen Kurse meist einzeln, als Kurskarte oder im Abo. Hier zählt vor allem, dass jede Buchung sauber mit Guthaben und Zahlung verbunden ist und freie Plätze schnell nachbesetzt werden. Bei Reformer- oder Geräteplätzen kommt dazu, dass ein konkreter Platz gebucht wird. Wie das in Pilatesstudios aussieht, zeigen wir im Artikel Software für Pilatesstudios.
Vereine haben oft zwei Preise für denselben Kurs: für Mitglieder im Beitrag enthalten oder ermäßigt, für Gäste mit Kursgebühr. Dazu kommen Hallenzeiten, Übungsleiter und Kurse mit fester Laufzeit, etwa zehn Termine Rückenfit ab September. Die Kursverwaltung muss deshalb Mitglieder erkennen und Kurse mit mehreren Terminen als Ganzes buchbar machen. Mehr dazu auf unserer Seite Odoo für Sportvereine.
Die 4 häufigsten Fehler bei der Teilnehmerverwaltung
- Die Warteliste wird von Hand nachgerückt. Sagt jemand kurzfristig ab, bleibt der Platz leer, weil niemand Zeit hat, die nächste Person anzurufen.
- Absagen landen nicht im System. Sie kommen per Telefon oder WhatsApp an die Trainerin. Der Kurs wirkt voll, ist es aber nicht.
- Check-in auf Papier. Die Liste wird abgehakt und abgeheftet. Wer regelmäßig kommt und wer gerade wegbleibt, sieht niemand.
- Der Kursplan wird doppelt gepflegt. Einmal auf der Website, einmal im Buchungstool. Früher oder später stimmen Uhrzeit oder Trainer nicht mehr überein.
Der gemeinsame Nenner: Kursplan, Buchung und Teilnehmerliste liegen in verschiedenen Programmen. Sobald alles in einem System hängt, verschwinden die meisten dieser Fehler von selbst.
So läuft die Kursverwaltung in Odoo
Odoo ist eine Open-Source-Unternehmenssoftware mit Apps für Website, Veranstaltungen, Terminbuchung, CRM, Rechnungen und vieles mehr. Für Sportkurse heißt das:
- Kurse als Veranstaltungen mit Plätzen: Jeder Kurs hat eine Teilnehmerzahl und Tickets mit eigenen Preisen, zum Beispiel für Mitglieder und Gäste. Gebucht wird direkt auf eurer Website, auch ohne eigenes Kundenkonto.
- Kursplan als Kalender auf der Website: Interessierte sehen alle Kurse in einer Wochen- oder Monatsansicht und buchen mit wenigen Klicks.
- Einzelplätze und Termine: Geräte wie Reformer oder Personal Trainings werden als buchbare Termine angelegt. Odoo verhindert Doppelbuchungen.
- Kundenportal statt eigener App: Mitglieder sehen ihre Buchungen, Verträge und Rechnungen im Portal, das auf dem Smartphone wie eine App funktioniert.
- Alles hängt zusammen: Buchung, Zahlung, Rechnung und Kundendaten liegen im selben System. Probetrainings landen im CRM, Newsletter gehen gezielt an Teilnehmende bestimmter Kurse.
Manche Funktionen gehören zur Enterprise-Version von Odoo, andere richten wir in der Community-Version mit eigenen Erweiterungen ein. Welche Variante für euch günstiger ist, hängt von der Zahl der Nutzer in eurem Team ab, Teilnehmende brauchen keine Lizenz. Lastschriften für Kursgebühren und Beiträge laufen ebenfalls über Odoo, wie wir in unserem Artikel Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen zeigen.
Unser Plus gegenüber dem Odoo-Standard: die Warteliste mit automatischem Nachrücken. Ist ein Kurs voll, tragen sich Interessierte direkt auf der Website auf die Warteliste ein. Wird ein Platz frei, bekommt die erste Person sofort Bescheid und kann ihn übernehmen. Niemand muss mehr telefonieren, und weniger Matten bleiben leer.
Checkliste: Bevor ihr die Kursverwaltung umstellt
- Alle Kurse mit Wochentag, Uhrzeit, Raum, Trainer und Platzzahl aufgelistet
- Preismodelle festgelegt: Einzelbuchung, Kurskarte, Abo, Mitglied oder Gast
- Buchungsschluss und Stornofrist definiert und in den Bedingungen festgehalten
- Regeln für die Warteliste festgelegt: Wer rückt nach, bis wann?
- Teilnehmerdaten aus der bisherigen Liste oder Software bereit für den Import
- Trainer informiert, wie sie Teilnehmerlisten abrufen und Anwesenheit eintragen
